Lọc Họ Tên Trong Excel

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất với những người học Excel là: "Làm thế nào để tách riêng họ, tên và tên đệm trong 1 ô tính?".Để giúp bạn giải đáp thắc mắc này, tiennghich.mobi đã tổng hợp 4 phương pháp tách tên trong Excel tại bài viết ngày hôm nay.

Bạn đang xem: Lọc họ tên trong excel

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ


Có rất nhiều cách bạn có thể sử dụng để tách họ và tên trong Excel. Phương pháp bạn lựa chọn sẽ phụ thuộc vào cấu trúc dữ liệu trên trang tính và yêu cầu liệu kết quả cần ở dạng tĩnh hay động.

Cách tách tên trong Excel bằng Text to Columns

Text to Columns là tính năng gì?

Text to Columns là một tính năng trong Excel được sử dụng để phân tách dữ liệu trong 1 ô Excel thành nhiều phần riêng lẻ và hiển thị chúng trong các cột khác. Đây là cách tách họ và tên trong Excel đơn giản bậc nhất vì bạn chẳng cần viết một công thức Excel nào.

Cách tách tên trong Excel bằng Text to Colums

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như trong hình dưới đây. Tại cột A là danh sách Họ và tên. Yêu cầu đặt ra với bảng dữ liệu là tách riêng họ, tên đệm và tên vào lần lượt các cột B, C, D.

*

Dưới đây là các bước thực hiện tách tên trong Excel bằng tính năng Text to Colums:

Bước 1:
Chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu cần tách (A2:A8).Bước 2: Đi đến thẻ Data > nhóm Data Tools > Text to Columns.

*

Bước 3:
Hộp thoại Convert Text to Columns Wizard hiện lên. Bạn lần lượt thực hiện các bước thao tác dưới đây:

1. Bước 1 trên 3: Tích chọn ô Delimited (cho phép sử dụng ký tự khoảng trắng làm ký hiệu ngăn cách). Sau đó nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo.

*

2. Bước 2 trên 3: Tích chọn ô Space. Sau đó nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo.

*

3. Bước 3 trên 3: Điền ô B2 trong mục Destination. Hệ thống sẽ hiểu rằng đây là ô đầu tiên trong phạm vi cần hiển thị kết quả tách họ và tên trong Excel. Sau đó nhấn Finish để hoàn thành bước 3.

*

Tất cả các bước trên sẽ ngay lập tức tách riêng họ, tên đêm và tên trong cột A vào các cột B, C, D tương ứng. Kết quả thu được như trong hình dưới đây.

Lưu ý: Nếu phạm vi cần hiển thị kết quả sau khi tách tên trong Excel đã có dữ liệu từ trước, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo cho bạn. Bạn có thể chọn "OK" để ghi đè dữ liệu hoặc "Cancel" để hủy bỏ thao tác Text to Columns.

*

Khi sử dụng tính năng Text to Columns để tách họ và tên trong Excel, bạn cần ghi nhớ một số điểm dưới đây:

Kết quả tách dữ liệu trong 1 ô Excel của tính năng Text to Columns là kết quả tĩnh, nghĩa là khi bạn thay đổi dữ liệu gốc hoặc thêm bớt các giá trị khác, bạn cần thực hiện lại các bước thao tác từ đầu như đã hướng dẫn ở trên.Nếu bạn chỉ muốn trích xuất họ, tên đệm hoặc tên trong danh sách, bạn có thể bỏ qua các cột không muốn sử dụng trong bước 3 trên 3 của màn hình Text to Columns Wizard.

Để làm được điều này, hãy lựa chọn cột cần bỏ qua trong phần Preview và tích chọn ô Do not import column (skip). Bạn sẽ thấy cột được gán tiêu đề Skip column trong phần Preview.

*

Nếu bạn không xác định ô trong mục Destination, tính năng Text to Columns sẽ tự động tách dữ liệu trong 1 ô Excel và dán kết quả trong cột dữ liệu đã chọn ở bước 1.

Khi nào thì sử dụng Text to Colums để tách tên trong Excel?

Khi nào thì nên sử dụng Text to Columns để tách tên trong Excel? Phương pháp này phù hợp nhất nếu bạn có một bảng dữ liệu cố định với cấu trúc các ô tính thống nhất. Ví dụ như tất cả các tên trong danh sách đều hiển thị với họ, tên và 1 tên đệm.

Xem thêm: La Case Du Père Tom Brendlé, Ai Is The Future—But Where Are The Women

Text to Columns là một cách tách họ và tên trong Excel nhanh chóng và hiệu quả, tuy nhiên nó chỉ phù hợp khi bạn muốn kết quả đầu ra là dữ liệu tĩnh. Trong trường hợp danh sách tên của bạn có thể thay đổi, thêm bớt các giá trị, có lẽ phương pháp sử dụng hàm sẽ tối ưu hơn.

Vậy thì hãy tiếp tục tìm hiểu cách tách tên trong Excel bằng hàm ngay dưới đây nhé!

Cách tách tên trong Excel bằng hàm

Các hàm tách dữ liệu trong Excel cho phép bạn dễ dàng tách họ và tên một cách linh hoạt. Trong phần này, mình sẽ giới thiệu các hàm bạn nên sử dụng đối với từng cấu trúc dữ liệu cụ thể.

Hàm tách tên trong Excel để lấy họ

Chúng ta sẽ sử dụng bảng dữ liệu như ở phần trên. Tuy nhiên, thay vì tách cả 3 yếu tố họ, tên đệm và tên vào 3 cột, chúng ta sẽ chỉ lấy riêng họ và điền vào cột B.

*

Để tách tên họ trong Excel, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT kết hợp hàm SEARCH. Công thức của chúng ta như sau:

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)

Trong đó: A2 là ô tính chứa dữ liệu cần tách tên họ trong Excel.

*

Mình sẽ giải thích về cách hoạt động của công thức tách tên trong Excel.

Đầu tiên, hàm SEARCH xác định vị trí của ký tự khoảng trắng đầu tiên giữa các phần trong tên ở cột A, nghĩa là ký tự phân tách họ và tên đệm.Sau đó, hàm LEFT sử dụng ký tự khoảng trắng để trích xuất toàn bộ các ký tự đứng trước nó.

Sau khi áp dụng công thức tách tên họ trong Excel cho tất cả các ô tính, chúng ta có kết quả cuối cùng như sau:

*

Bạn có thể sử dụng công thức hàm tách tên trong Excel trên trong bất cứ trường hợp nào, kể cả khi danh sách của bạn không chứa tên đệm. Lý do là bởi vì hàm SEARCH luôn xác định ký tự khoảng trắng đầu tiên trong chuỗi ký tự, nghĩa là ký tự khoảng trắng đứng sau tên họ.

Giờ thì chúng ta sẽ tìm hiểu các ví dụ nâng cao hơn một chút với cách tách tên trong Excel bằng công thức hàm.

Hàm tách tên trong Excel để lấy tên

Thay vì lấy họ, bây giờ bạn cần tách tên trong Excel thì phải sử dụng công thức nào? Mình sẽ chia ra 2 trường hợp tương ứng với 2 cấu trúc dữ liệu: Tên đầy đủ bao gồm họ và tên, tên đầy đủ bao gồm họ, tên đệm và tên. Với mỗi trường hợp, chúng ta sẽ sử dụng hàm tách tên trong Excel khác nhau.

Tên đầy đủ bao gồm họ và tên

Trong trường hợp tên đầy đủ trong danh sách của bạn chỉ bao gồm 1 họ và 1 tên, bạn sẽ cần sử dụng hàm RIGHT kết hợp hàm LEN và hàm SEARCH để tạo hàm táchtên trong Excel. Dưới đây là công thức hàm:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

Trong đó:A2 là ô tính chứa dữ liệu cần tách tên trong Excel.

*

Thay vì tìm từ bên trái với hàm LEFT để tách tên họ trong Excel, khi cần tách tên, chúng ta sẽ tìm từ bên phải bằng hàm RIGHT.

Đầu tiên,hàm SEARCH xác định vị trí của ký tự khoảng trắng đầu tiên giữa các phần trong tên ở cột A, nghĩa là ký tự phân tách họ và tên.Sau đó, lấy tổng ký tự của chuỗi văn bản của hàm LEN trừ đi vị trí khoảng trắng của hàm SEARCH để xác định các ký tự còn lại.Cuối cùng, hàm RIGHT trích xuất toàn bộ các ký tự còn lại từ bên phải.

Lưu ý rằng công thức hàm tách tên trong Excel phía trên sẽ chỉ thành công nếu có duy nhất một khoảng trắng trong tên. Nói cách khác, chúng ta chỉ có thể áp dụng công thức với tên đầy đủ bao gồm 2 phần: Họ và tên.

Tên đầy đủ bao gồm họ, tên đệm và tên

Nếu như xuất hiện thêm một tên đệm ở giữa, bạn sẽ không thể tách tên trong Excel bằng công thức hàm RIGHT kết hợp hàm LEN và hàm SEARCH nữa. Nguyên nhân là bởi vì số khoảng trắng phân cách các từ sẽ tăng lên khi ta bổ sung tên đệm.

Trong trường hợp bạn có một danh sách tên với họ, tên đệm và tên, bạn sẽ cần đến một công thức phức tạp hơn để tách họ và tên trong Excel.